Como o resto do país, eu e minha esposa amamos o Tidying Up, de Marie Kondo, que estreou no Netflix em janeiro. Nós já decidimos viver uma vida semi-minimalista, e como resultado, vendemos muitas de nossas posses mais inúteis, nos tornando mais intencionais sobre limpeza e organização no processo. Mas em Tidying Up, Kondo levou tudo isso para o próximo nível com seu método Konmari, incluindo as várias dicas, truques e outras técnicas que ela oferecia para tudo, desde dobrar roupas até classificar seus utensílios de cozinha. Para nós, o trabalho de “arrumar” nunca termina, mas depois de vários meses diminuindo, minha esposa e eu já estamos sentindo os benefícios físicos, emocionais e psicológicos de manter um lar limpo e arrumado.

Então, na semana passada, quando me sentei na minha mesa do escritório, abri meu laptop e percebi que tinha esquecido de arrumar um aspecto essencial da existência no século 21: minha vida digital.

De repente, os dias que passei olhando para a tela, sobrecarregados por todas as tarefas que eu precisava realizar sem ter ideia de como ou por onde começar, começaram a fazer sentido.
O disco rígido do meu computador não parecia em nada com a minha casa recém-arrumada. A área de trabalho estava repleta de pastas e arquivos diversos, a maioria dos quais agora era irrelevante. Minha pasta de documentos estava na mesma condição. Tudo acabara de se empilhar; nada foi classificado (exceto algumas tentativas de pastas com títulos amplos como “School”, que estavam repletas de arquivos ainda mais desorganizados). Eu até tinha uma gaveta na minha mesa cheia de cerca de uma dúzia de flash drives e discos rígidos externos, todos com uma variedade aleatória de muitos anos de documentos e outros arquivos de mídia.

Como estudante, professor, escritor e pequeno empresário, não tenho ideia de como trabalhei com sucesso nesse sistema. A verdade é que eu provavelmente não estava. De repente, os dias que passei olhando para a tela, sobrecarregados por todas as tarefas que eu precisava realizar sem ter ideia de como ou por onde começar, começaram a fazer sentido. A desorganização da minha vida digital tornou quase impossível qualquer tarefa digital. Era como olhar constantemente através de óculos de nevoeiro ou uma câmera fora de foco. Então, depois de experimentar o sucesso que minha esposa e eu estávamos tendo em arrumar nossa casa, decidi aplicar o método Konmari à minha vida digital também.

1. Faça uma pilha
Comecei excluindo minhas pastas – não o conteúdo delas, é claro, apenas as pastas em si. Dessa forma, eu poderia “fazer uma pilha” de todos os arquivos no meu computador e colocá-los em um único local, como a pasta Meus Documentos. E então, como Kondo nos instrui a fazer no Tidying Up, passei horas avaliando cada arquivo individual. Descobri, porém, que a pergunta “Isso acende a alegria?” Não é totalmente relevante na esfera digital, especialmente porque eu tenho uma quantidade praticamente ilimitada de espaço de armazenamento digital (não é tão essencial jogar fora como é simplesmente organizar e armazenar).

Em vez disso, fiz a mim mesmo duas perguntas: “Isso é útil?” E, se não, “Será que realmente sinto falta disso se isso for para sempre?”
No mundo real, arrumar é principalmente organizar suas posses, que são materiais e muitas vezes substituíveis. Estou mais confortável jogando fora alguns itens, apesar da voz na minha cabeça dizendo: “Sim, mas e se você precisar disso eventualmente?”, Sabendo que, se por alguma circunstância eu realmente precisar desse item, eu posso sempre comprá-lo novamente. Mas a maioria dos arquivos no meu computador eram coisas que eu fazia, se era uma parte da escrita do primeiro ano, músicas meio-compostas, vídeos tolos que eu fiz com amigos, ou projetos e propostas de quase seis anos de experiência educacional secundária. Depois de excluir as coisas que eu criei, elas seriam realmente perdidas para sempre. E isso foi difícil de superar.

No final, eu não deletei tanto quanto Marie poderia ter preferido, mas eu me lembrei que se o que eu estava olhando era algo que eu tinha esquecido, não tinha pensado há anos e tinha pouco (ou nada) Para fazer com a minha vida agora, meus interesses e objetivos de carreira, provavelmente era hora de deixar passar.

2. Remover itens sentimentais do seu computador
Depois que eu decidi que itens sentimentais eu manteria, organizá-los era bastante simples. Criei dezenas de pastas, que decidi que era uma estratégia aceitável porque planejava raramente acessar esses arquivos (enquanto, no computador que uso diariamente, preferia ter menos pastas com títulos amplos que se abrem para uma sequência de bonecas russas) de mais pastas – assim não fico sobrecarregado com muito conteúdo de uma só vez quando ligo pela primeira vez na tela).

Havia pastas para roteiros, peças de teatro, canções, ensaios, contos, cartas e tudo mais. Tudo o que eu fiz e que eu não pude participar foi colocado em uma pasta com o nome do tipo de trabalho que eu criei. Então eu peguei um dos meus flash drives agora vazios que tinham espaço suficiente para guardar tudo e colei as pastas lá.

Eu não queria apagar essas coisas para sempre, mas elas não pertenciam ao meu computador, onde elas só serviam como uma distração. Além disso, ao manter esses arquivos sentimentais que me importam muito com meu computador, não apenas aumentei minha produtividade, mas também protejo esses arquivos protegendo-os da possibilidade de meu computador ficar corrompido e perder seu conteúdo. É claro, você pode realizar a mesma segurança fazendo o upload deles na nuvem, mas isso geralmente custa uma taxa (que eu sempre tento evitar).

Em vez disso, rotulei meus novos pen drives com o tipo de armazenamento permanente que planejava manter neles e os coloquei no cofre à prova de fogo / à prova d’água.

3. Organize tudo o mais pela relevância
Tudo o resto que permaneceu no meu computador precisava passar por um dos dois testes:

Foi relevante para um projeto, tarefa ou tarefa em andamento OU
Eu esperava precisar de acesso a ele semi- regularmente.
O segundo teste pode significar algo diferente para pessoas diferentes, e tenho certeza de que isso pode se aplicar a vários tópicos. Para mim, coloquei documentos fiscais nesta categoria e outras informações financeiras que faço referência, pelo menos ocasionalmente, ao longo do ano. Eu também mantive alguns projetos tecnicamente concluídos no meu computador se eu achasse que eles tinham uma relevância imediata para um projeto atual e seria útil nesse sentido.

Eu não mantive absolutamente nada na minha área de trabalho (o que parece super estranho, mas até mesmo ícones de programas – como o Chrome – são fixados na barra de tarefas na parte inferior da tela) e organizei todos os arquivos restantes por relevância. Dentro das pastas do meu trabalho em andamento, há mais pastas nomeadas de acordo com sua função (pesquisas, rascunhos, arquivamentos / lançamentos, etc.) e os documentos com os quais sei que estou trabalhando no momento são mantidos fora das subpastas. Dessa forma, posso acessar rapidamente os arquivos que sei que serão relevantes para mim no futuro imediato, e tudo o mais é mantido fora de vista até que eu precise.

Para se manter verdadeiramente produtivo, alguns hábitos antigos tiveram que mudar, como salvar documentos novos nos lugares certos e não guardá-los preguiçosamente em Meus documentos ou na área de trabalho e prometer “voltar a usá-los mais tarde”. ser intencional sobre permitir que apenas os documentos mais relevantes e urgentes permaneçam fora de alguma outra pasta (caso contrário, as coisas começam a se acumular rapidamente).

Mas os resultados valem o esforço extra. Agora, quando me sento para escrever ou plano de aula ou para completar uma tarefa de casa, sinto-me forte, focado e eficiente. Eu não estou atolado por quase uma década de dados me encarando. E tudo é precisamente onde eu preciso que seja para tornar o meu próximo projeto mais bem sucedido.

4. De-desordem seu navegador de Internet
Por último, eu recomendo fortemente desordenar o seu navegador de internet também. Meus favoritos, por exemplo, eram numerosos, desatualizados e inúteis. Agora, eles são compostos apenas pelos sites que eu uso quase diariamente. E ao tê-los todos ao meu alcance, comecei a manter menos abas de navegador abertas, o que, como Angela Lashbrook escreve aqui, tem um impacto devastador em seu cérebro e sua produtividade (esse artigo também inclui algumas dicas úteis sobre como gerenciar suas muitas guias abertas no navegador ). Eu costumava manter as guias abertas para cada uma das minhas contas de e-mail e qualquer coisa que eu achasse que trabalharia ao longo do dia. Agora, só tenho aberto o que está relacionado à minha tarefa atual, que raramente excede duas guias.

Ao fazer isso, descobri que meu foco, precisão e produtividade dispararam.
Dependendo do seu estilo de vida, dos requisitos de trabalho e das ferramentas on-line que você usa, talvez seja necessário usar essa abordagem para aplicativos como o Google Drive e o e-mail, que (para mim, de qualquer forma) se tornaram tão confusos e desorganizados. Na maior parte, os passos 1 a 3 funcionaram tão bem para esses aplicativos on-line também.

No geral, o que descobri é que a simplicidade é fundamental. Usei meu disco rígido pessoal, favoritos, e-mail e meu Google Drive (incluindo o Google Docs, Spreadsheets e Slides) para inúmeros projetos e outras tarefas relacionadas ao trabalho ao longo dos anos. E como eu segui em frente, eu quase nunca me lembrei de categorizar e arquivar os arquivos que eu não precisava mais (ou eu tentei e me atrapalhei com o quão esmagador era sem um sólido plano organizacional).

Com o método Konmari, adaptado para a vida digital, agora tenho um procedimento que posso referenciar toda vez que eu criar um novo arquivo para que eles não se acumulem. Porque quando o fazem, o grande volume de dados que o encaram na cara pode ser muito perturbador e avassalador, tornando-o menos produtivo, focado e eficiente.

Então, depois de ter arrumado a casa, não se esqueça de arrumar sua vida digital também!